25/11/2020

7 bước cơ bản để doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm quản lý nhân sự phù hợp

Nếu doanh nghiệp đang muốn đầu tư vào công nghệ để nâng cao hiệu suất, giảm thiểu chi phí cho phòng nhân sự, hãy lựa chọn một phần mềm quản lý nhân sự tích hợp công nghệ đám mây. Tuy nhiên ngày càng có nhiều nhà cung cấp các phần mềm quản lý nhân sự, làm thế nào để doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp? Để lựa chọn được phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với nhu cầu, doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau trước khi đưa ra quyết định mua hàng:

1. Xem xét và cập nhật lại kế hoạch quản lý nhân sự

Trước khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự, hãy xem xét và điều chỉnh kế hoạch quản lý nhân sự ít nhất trong vài năm tới. Bởi cac hệ thống quản lý nhân sự sẽ cung cấp phương tiện để doanh nghiệp tự động hóa các quy trình làm thủ công trước đó, giúp tiết kiệm thời gian và có khả năng tạo ra bước đột phá trong lĩnh vực kém hiệu quả.

Hãy bắt đầu bằng cách xác định cách thức tổ chức công việc của bộ phận nhân sự và các mục tiêu cần đạt được, sau đó mới xem xét tới các phần mềm. Một phần mềm quản lý nhân sự có giá trị không phải là phần mềm tốt nhất mà là phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp.

2. Xác định nhu cầu quản lý nhân sự

Sau khi hoàn thành bước 1, doanh nghiệp đã có kế hoạch nhân sự dài hạn. Đây là lúc để xác định công cụ sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu. Vì vậy, hãy xác định nhu cầu đối với một phần mèm quản lý nhân sự càng chi tiết càng tốt. Phần lớn các phần mềm quản lý nhân sự có khả năng cung cấp các chức năng sau:

  • Quản lý lương
  • Quản lý chấm công
  • Quản lý hiệu suất và thưởng/phạt
  • Tuyển dụng và đào tạo
  • Quản lý nghỉ phép
  • Quản lý lịch trình
  • Phân tích các chỉ số nhân sự
  • Kết xuất các báo cáo liên quan
  • Quản lý phúc lợi
Một số phân hệ của phần mềm quản lý nhân sự

Tuy nhiên, các chức năng này quá chung chung và chưa phản ánh đủ nhu cầu của doanh nghiệp. Để làm rõ các nhu cầu này, hãy tạo một danh sách các chức năng thực sự cần và đặt 2 – 3 câu hỏi cho mỗi chức năng.

Ngay khi các nhu cầu được làm rõ, hãy tạo một bảng tính với các chức năng cần có và bắt đầu so sánh các nhà cung cấp.

3. Đặt ngân sách mua phần mềm quản lý nhân sự

Trước khi tìm kiếm các nhà cung cấp, một trong những điều cần thiết là xác định khả năng chi trả và xin ý kiến người quyết định. Các chi phí có thể cần trả khi mua một phần mềm quản lý nhân sự bao gồm: Chi phí mua trọn gói hoặc chi phí hằng tháng, phí đào tạo, phí hỗ trợ, phí bảo trì, lắp đặt,…

4. Lựa chọn 4 – 5 nhà cung cấp

Khi đã có các tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp nên dành thời gian để tìm hiểu các nhà cung cấp và điền vào bảng tính để phân tích khả năng đáp ứng nhu cầu. Có rất nhiều các nhà cung cấp phần mềm quản lý nhân sự, vì vậy việc lựa chọn thật không dễ dàng. Trên thực tế, hãy lựa chọn khoảng 4 – 5 nhà cung cấp để dễ dàng so sánh và đưa ra quyết định sau khi nghe họ tư vấn và demo giải pháp.

5. Nghiên cứu kỹ nhà cung cấp hoặc tìm sự tư vấn

Để quá trình lựa chọn không mất quá nhiều thời gian, tốt hơn hết là doanh nghiệp nên nghiên cứu thêm về chính sách của nhà cung cấp và trao đổi với nhóm hỗ trợ trước khi họ đến demo. Việc tìm hiểu về chính sách bảo mật thông tin của họ và tìm hiểu xem họ có sao lưu dữ liệu không cũng rất cần thiết.

Số năm kinh nghiệm cũng là điều mà doanh nghiệp cần quan tâm. Sẽ an tâm hơn nếu nhà cung cấp đó đã có kinh nghiệm triển khai thành công ở những doanh nghiệp tương tự. Khi có các lỗi kỹ thuật xảy ra, doanh nghiệp cũng được hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng hơn.

6. Yêu cầu cung cấp bản demo phần mềm quản lý nhân sự

Yêu cầu demo trước khi ra quyết định mua phần mềm quản lý nhân sự

Giờ đã đến lúc để xem xét phần mềm một cách trực quan nhất bằng cách yêu cầu nhà cung cấp cung cấp một bản demo trực tuyến hoặc đến demo trực tiếp. Trong buổi demo này, hãy mời cả bộ phận nhân sự – những người trực tiếp sử dụng hằng ngày, để họ thấy được cách thức phần mềm hoạt động và đưa ra nhận xét. Trong quá trình demo, hãy ghi chú lại các chức năng và những điều mà phần mềm đáp ứng được vào trong bảng tính đã tạo, kể cả các câu hỏi cần giải đáp.

7. Ra quyết định mua hàng

Sau khi trải qua 6 bước trên, đến đây doanh nghiệp sẽ lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu quản lý nhân sự của mình. Bước cuối cùng là nhận được sự chấp thuận từ cấp quản lý và bắt đầu triển khai rộng rãi trong tổ chức.

Một hệ thống quản lý nhân sự phù hợp sẽ cung cấp cho doanh nghiệp công cụ để tối ưu hóa quy trình hiện tại, cung cấp dữ liệu phân tích để cải thiện năng suất và giao tiếp giữa quản lý và nhân viên. Nếu lựa chọn đúng và biết tận dụng các tính năng của phần mềm quản lý nhân sự, kết quả sử dụng có thể vượt ngoài mong đợi của doanh nghiệp.

Share

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *