25/11/2020

7 lý do quan trọng tại sao doanh nghiệp cần dùng phần mềm quản lý nhân sự

Doanh nghiệp khi phát triển cần phải đối mặt với các vấn đề về mở rộng, tối ưu hóa quy trình làm việc và tự động hóa quy trình. Việc quản lý nhân sự cũng ngày càng phức tạp hơn khi số lượng nhân viên tăng lên. Lúc này, doanh nghiệp cần sự trợ giúp của các phần mềm quản lý nhân sự, và với sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp sẽ đạt được những 7 lợi ích quan trọng dưới đây.

Phần mềm quản lý nhân sự giúp xử lý các công việc nhân sự hằng ngày

Ở nhiều công ty, bộ phận nhân sự phải đối mặt với một vấn đề nan giải: các nhà quản lý nhân sự muốn cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên, nhưng họ lại phải dành hầu hết thời gian để xử lý các công việc giấy tờ và hành chính. Để giải quyết các công việc hằng ngày này, các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để:

  • Giảm lượng giấy tờ: Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự giúp loại bỏ phần lớn các giấy tờ phục vụ cho hoạt động nhân sự. Cụ thể, nó chuẩn hóa các quy trình liên quan đến thông tin nhân viên (lịch sử việc làm, giấy phép, chứng chỉ, kỹ năng, năng lực, lương thưởng,…), tuyển dụng, bảo hiểm,…
  • Đẩy nhanh tốc độ tạo tài liệu: Phần mềm quản lý nhân sự giúp các nhà quản lý nhân sự lưu trữ tất cả dữ liệu ở 1 nơi và tạo bất kỳ biểu mẫu, tài liệu nào một cách nhanh chóng. Các nhà quản lý nhân sự sẽ không cần phải sắp xếp, tìm kiếm giữa hàng chồng tài liệu để tìm thông tin đánh giá nhân viên, lên kế hoạch hoặc tạo bất lỳ tài liệu nào khác.
  • Tiết kiệm thời gian: Phần mềm quản lý nhân sự giúp tiết kiệm thời gian bằng cách lưu trữ thông tin với độ bảo mật cao và cấu trúc hợp lý tất cả các nghiệp vụ, biểu mẫu.

Phần mềm quản lý nhân sự giúp quản lý KPIs

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để quản lý KPI tốt hơn

KPI là thước đo cho hiệu quả làm việc của một nhân viên hoặc cả công ty. Các doanh nghiệp đều cần theo dõi chỉ số này và nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để tự động hóa quy trình này.Các KPI quan trọng mà doanh nghiệp có thể theo dõi trên phần mềm quản lý nhân sự bao gồm:

Thời gian làm việc tại một vị trí

Năng suất làm việc của nhân viên sẽ giảm nếu họ ở nguyên một vị trí quá lâu. Nhiệm vụ của phần mềm quản lý nhân sự là theo dõi thời gian mỗi nhân viên làm việc tại một vị trí và nhắc nhở các nhà quản lý xây dụng lộ trình nghề nghiệp cho họ.

Tỷ lệ giữ chân nhân viên

Tỷ lệ giữ chân nhân viên cho thấy khả năng ổn định về nhân sự của doanh nghiệp. Nếu một nhân viên nghỉ việc, sẽ mất rất nhiều chi phí để tuyển dụng một nhân viên mới. Một phần mềm quản lý nhân sự giúp theo dõi chặt chẽ tỷ lệ này để từ đó đưa ra các chiến lược nhân sự hợp lý.

Thời gian vắng mặt

Chỉ số này cho biết số ngày nhân viên vắng mặt do nghỉ ốm, trì hoãn hoặc các lý do khác. Phần mềm quản lý nhân sự sẽ theo dõi được thời gian và chấm công một cách hiệu quả với tỷ lệ sai sót thấp.

Thời gian để hoàn thành mục tiêu

KPI này đo lường hiệu quả của người lao động. Nếu một nhân viên hoàn thành đúng thời hạn, hãy khen thưởng họ. Nếu một nhân viên hoàn thành trễ thời hạn, hãy tìm ra nguyên nhân và đề xuất giải pháp khắc phục.

Phần mềm quản lý nhân sự giúp quản lý nhân viên hiệu quả

Giảm thiểu các công việc lặp đi lặp lại và tự động hóa các quy trình trong công ty giúp cải thiện năng suất làm việc của phòng nhân sự. Hầu hết các phần mềm quản lý nhân sự đều dễ dàng thu thập dữ liệu, tự động hóa quy trình làm việc và kết xuất báo cáo với các đồ thị, bảng biểu trực quan. Một số tính năng chính mà hệ thống quản lý nhân sự có để cải thiện quy trình làm việc như:

  • Quản lý thời gian làm việc và chấm công: Tính năng này theo dõi giờ, ngày công làm việc của nhân viên và đảm bảo rằng họ được chi trả xứng đáng nếu làm thêm giờ.
  • Quản lý đào tạo: Theo dõi và thông báo các chương trình và khóa đào tạo cho nhân viên.
  • Lương thưởng: Chế độ lương thưởng bất hợp lý có thể là nguyên nhân gây nên những vấn đề nghiêm trọng trong doanh nghiệp. Một phần mềm quản lý nhân sự tốt có thể tính toán tiền lương, kiểm soát lịch thanh toán và đảm bảo độ chính xác cao.
  • Quản lý hiệu suất: Thông thường, hiệu suất của nhân viên được theo dõi trong một khoảng thời gian nhất định và thường được review mỗi năm một lần. Vì vậy cần mất nhiều thời gian và công sức để lưu tất cả thông tin trong khoảng thời gian làm việc của mọi nhân viên. Với sự trợ giúp của phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể ghi lại mọi thông tin một cách dễ dàng, liên tục và có hệ thống.
  • Tuyển dụng và đào tạo ban đầu: Nếu doanh nghiệp chưa có một quy trình đào tạo ban đầu đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả cho nhân viên thì phần mềm quản lý nhân sự có thể hỗ trợ cải thiện bằng cách:
  1. Kiểm soát quá trình đào tạo ban đầu
  2. Làm rõ vai trò của từng nhân viên
  3. Cho phép theo dõi tiến độ
  4. Kết nối những nhân viên mới

Phần mềm quản lý nhân sự cải thiện khả năng tự phục vụ của nhân viên

Cải thiện khả năng tự phục vụ của nhân viên là một trong những tính năng cần thiết nhất của phần mềm quản lý nhân sự hiện đại. Nhân viên thường có rất nhiều câu hỏi chi tiết về điều khoản, điều kiện, tiền lương, nghỉ phép, bảo hiểm,… Nhưng số lượng nhân viên của bộ phân nhân sự lại có hạn, không thể trả lời tất cả câu hỏi của tất cả nhân viên 24/7.

Một hệ thống quản lý nhân sự tự động cung cấp cho nhân viên những thông tin cần thiết sẽ làm tăng sự hài lòng của nhân viên. Với một phần mềm quản lý nhân sự, nhân viên có thể dễ dàng tra cứu các thông tin cá nhân, ngày nghỉ phép, bảng chấm công,… ngay cả khi họ làm việc từ xa.

Phần mềm quản lý nhân sự giúp tiết kiệm chi phí

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để tiết kiệm chi phí

Bằng cách thay thế các nghiệp vụ truyền thống bằng công nghệ, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí quản lý. Ngoài khoản chi phí tiết kiệm được này, tự động hóa sẽ giải phóng nhân viên khỏi việc sử dụng giấy tờ bằng cách số hóa các quy trình.

Chẳng hạn, một doanh nghiệp cỡ vừa có khoảng 100 – 300 nhân viên cần ít nhất một nhân viên để quản lý bảng lương hằng tháng. Một nghiên cứu của Sage cho thấy, các phần mềm quản lý nhân sự có giá 1 – 3 đô la/nhân viên mỗi tháng, có giá thấp hơn nhiều so với mức lương của một nhà quản lý nhân sự. Thêm vào đó, khi thuê nhân sự, doanh nghiệp còn đối mặt với khả năng nhân viên nghỉ và phải mất chi phí thay thế nhân sự.

Phần mềm quản lý nhân sự loại bỏ lỗi do con người

Một trong những nguyên nhân chính khiến doanh nghiệp tốn nhiều chi phí là do lỗi của con người. Tự động hóa các quy trình nhân sự làm giảm tỷ lệ mắc lỗi do con người và cung cấp cho nhân viên khả năng kiểm tra lại các lỗi đó.

Phần mềm quản lý nhân sự có khả năng bảo mật cao

Đầu tư vào một phần mềm quản lý nhân sự là bước quan trọng để bảo mật dữ liệu nhân sự. Chủ doanh nghiệp có trách nhiệm ngăn chặn việc lạm dụng dữ liệu nhân viên từ các mối đe dọa bên ngoài. Đặc biệt, với chức năng tính lương qua phần mềm nhân sự, doanh nghiệp có thể an tâm về độ bảo mật với xác minh mật khẩu và lưu trữ thông tin trên phần cứng nội bộ.

Kết

Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý nhân sự, nhân viên sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức làm các công việc thường ngày nhàm chán và lặp đi lặp lại. Thay vào đó, với tự động hóa quy trình nhân sự, doanh nghiệp có thể dành nhiều nguồn lực hơn để xây dựng văn hóa doanh nghiệp, giữ chân người tài và cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên.

Share

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *