25/11/2020

9 Bước cơ bản để xây dựng phòng nhân sự chuyên nghiệp và hiệu quả

Con người là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Vậy phòng nhân sự – bộ phận trực tiếp tuyển dụng, kết nối, xây dựng, đào tạo con người – chính là bộ máy trọng yếu nhất của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nào cũng có phòng nhân sự, nhưng làm thế nào để xây dựng bộ máy nhân sự chuyên nghiệp, hiệu quả để phát huy hết sức mạnh và giá trị của nhân sự? Trước khi trả lời câu hỏi trên, hãy cùng tìm hiểu trong thực tế, phòng nhân sự là gì?

Phòng nhân sự là gì?

Phòng nhân sự bao gồm 1 hoặc 1 nhóm người tại doanh nghiệp có nhiệm vụ quản lý mọi thứ, hoặc mọi nguồn “tài nguyên” liên quan đến nhân viên của doanh nghiệp. Mọi thứ ở đây bao gồm, nhưng không giới hạn, ở việc tuyển dụng, duy trì ngân sách, quản lý lợi ích, đảm bảo sự hài lòng của nhân viên, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và đào tạo nhân sự mới.

Theo định nghĩa trên, doanh nghiệp sẽ không thể vận hành trơn tru, hiệu quả nếu không có sự giúp sức của phòng nhân sự. Đó là lý do tại sao ngay cả những doanh nghiệp vừa và nhỏ đều có bộ phận nhân sự tham gia vào việc quản lý, giám sát và phát triển. Bộ phận nhân sự tồn tại để hỗ trợ doanh nghiệp và nhân viên có thể tập trung thực hiện nhiệm vụ sản xuất của mình.

Trách nhiệm của phòng nhân sự

Nhân sự xử lý các mối quan hệ

Nhân sự xử lý các mối quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp

Phòng nhân sự xử lý các mối quan hệ giữa nhân viên với nhân viên, cũng như giữa nhân viên với doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là phòng nhân sự cần phát triển sự tương tác và đối xử tích cực, công bằng giữa các nhân viên trong công ty để họ thấy vui vẻ, yên tâm và cam kết với công việc. Cho dù là vấn đề cá nhân hay vấn đề công việc, phòng nhân sự sẽ xử lý tất cả một cách cẩn thận và đảm bảo lợi ích của cả nhân viên và doanh nghiệp.

Nhân sự xây dựng cơ cấu nhân viên

Phòng nhân sự sẽ xử lý toàn bộ kế hoạch nhân sự: xác định những lỗ hổng trong cơ cấu nhân viên hiện tại và lấp đầy chúng bằng những nhân viên tài năng mới. Phòng nhân sự cũng có trách nhiệm sa thải bất kỳ nhân viên nào không đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp. Như vậy, phòng nhân sự cần đảm bảo luôn có đúng và đủ người để doanh nghiệp phát triển.

Nhân sự đảm bảo sự hài lòng của nhân viên

Khi nhân viên đến làm việc, doanh nghiệp đều muốn rằng họ hào hứng khi đến văn phòng mỗi ngày và làm gia tăng giá trị hơn nữa cho công ty – sự hào hứng của họ liên quan trực tiếp đến mức độ hài lòng trong công việc. Nếu nhân viên hài lòng với vai trò của mình và luôn cảm thấy, mong muốn có thể phát triển được tại doanh nghiệp, đó chính là nhân viên mà doanh nghiệp cần giữ chân. Đội ngũ nhân sự cần đảm bảo nhân viên thực sự hài lòng với vị trí của họ và sẽ làm việc với họ bất cứ lúc nào nếu họ cảm thấy không thỏa mãn, không hài lòng.

Nhân sự quản lý phúc lợi cho nhân viên

Bộ phận nhân sự cần xử lý phúc lợi theo luật và theo các chính sách doanh nghiệp. Việc cung cấp phúc lợi tốt cho nhân viên có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác nhân sự của doanh nghiệp, bởi có như vậy doanh nghiệp mới thu hút, giữ chân được nhân tài và làm tăng năng suất lao động của nhân viên. Các phúc lợi khiến cho nhân viên hài lòng là cung cấp cho họ những đặc quyền và làm cho họ cảm thấy an toàn với vị trí của mình.

Nhân sự xử lý các khoản lương, thưởng

Mọi vấn đề liên quan đến lương, thưởng sẽ được phòng nhân sự quản lý, bao gồm lương nhân viên, lịch chi trả, thưởng ngoài giờ và các thủ tục liên quan đến thuế khác. Nếu một nhân viên được các khoản thưởng thêm do làm việc ngoài giờ, vượt doanh số,… phòng nhân sự sẽ xử lý tất cả các thay đổi trong lương thưởng hằng tháng của họ.

Nhân sự duy trì kế hoạch kinh doanh của công ty

Phòng nhân sự giúp tạo lập, phân phối và duy trì kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Phạm vi nhiệm vụ bao gồm xây dựng văn hóa công ty, quản lý nhân viên và nhân phối tài nguyên.

Nhân sự đào tạo nhân viên mới

Khi một nhân viên mới được tuyển dụng, phòng nhân sự cần tổ chức các khóa đào tạo cần thiết trước khi chính thức giao nhiệm vụ cho họ. Việc tổ chức đào tạo rất quan trọng, vừa để nhân viên làm quen với vị trí mới, vừa giúp họ chuẩn bị sẵn sàng để tạo ra các giá trị mới nhanh nhất có thể cho doanh nghiệp.

Nhân sự tạo lập chuẩn văn hóa cho doanh nghiệp

Phòng nhân sự chịu trách nhiệm tạo lập và duy trì văn hóa cho doanh nghiệp, bao gồm triết lý, sứ mệnh và môi trường làm việc. Điều này cũng bao gồm các tiêu chuẩn đạo đức, giá trị, mục tiêu và kỳ vọng của doanh nghiệp. Nhân sự cũng có thể triển khai các hoạt động, sự kiện tại văn phòng để nhân viên học hỏi và tìm hiểu về văn hóa doanh nghiệp.

Nhân sự duy trì môi trường làm việc lành mạnh

Phòng nhân sự cần hỗ trợ xây dựng môi trường làm việc lành mạnh và an toàn cho tất cả nhân viên. Các công việc cần làm bao gồm thiết lập các tiêu chuẩn an toàn và sức khỏe, truyền đạt các tiêu chuẩn này cho tất cả nhân viên và duy trì chúng. Các tiêu chuẩn này cần được viết ra để bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng theo dõi ở bất kỳ thời điểm nào.

Nhân sự xử lý các công việc hành chính cần thiết

Phòng nhân sự cần xử lý rất nhiều công việc hành chính, bao gồm các thủ tục liên quan đến thuế thu nhập cá nhân, hợp đồng, chấm công, bảng lương,…

Xây dựng phòng nhân sự chuyên nghiệp chỉ với 9 bước

1. Xây dựng kế hoạch nhân sự toàn diện

Tạo lập kế hoạch nhân sự cho toàn công ty để xác định các vị trí thiếu hụt nhân sự, từ đó lên kế hoạch tuyển dụng. Việc lập kế hoạch cũng giúp điều chỉnh bộ máy nhân sự hiện tại, thuyên chuyển nhân viên, thậm chí loại bỏ các vị trí/nhân sự không phù hợp ra khỏi doanh nghiệp.

2. Xây dựng ngân sách nhân sự

Doanh nghiệp sẽ cần dành 1 khoản trong kế hoạch tài chính cho bộ phận nhân sự để họ chi trả cho việc xây dựng đội ngũ. Ngân sách này cũng sẽ dành cho việc tổ chức các hoạt động văn hóa của doanh nghiệp.

3. Lập bảng lương và hệ thống lương thưởng

Thiết lập bảng lương và hệ thống lương thưởng là bước quan trọng trong xây dựng phòng nhân sự

Doanh nghiệp cần đảm bảo có kế hoạch trả lương và thưởng cho tất cả vị trí và cấp độ nhân viên. Nhân viên sẽ muốn biết làm thế nào, khi nào và tần suất thăng tiến, chi trả lương thưởng khi họ về làm việc. Doanh nghiệp cũng cần kế hoạch này để xác định mức lương cho mọi nhân viên của mình.

4. Viết mô tả công việc (JD)

Để tuyển dụng nhân viên, doanh nghiệp cần đăng JD lên website của mình hoặc các hội nhóm, website tim kiếm việc làm. Tất cả các vị trí cần tuyển dụng đều cần một JD rõ ràng, hấp dẫn và đầy đủ thông tin để dễ dàng tìm kiếm ứng viên phù hợp.

5. Xây dựng chế độ phúc lợi rõ ràng

Một kế hoạch phúc lợi rõ ràng và kỹ lưỡng là điều rất quan trọng để thu hút và giữ chân nhân tài. Phòng nhân sự cần đưa ra tất cả những phúc lợi có thể cung cấp cho nhân viên để họ thấy hấp dẫn và an toàn khi lựa chọn làm việc tại doanh nghiệp.

6. Tạo Sổ tay nhân viên

Sổ tay nhân viên là cách hiệu quả để thiết lập những tiêu chuẩn về hành vi, an toàn, sức khỏe và văn hóa tại nơi làm việc. Cuốn sổ tay này cần có những thông tin cơ bản mà mọi nhân viên cần biết và tuân thủ khi họ trải qua đào tạo và bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp.

7. Thiết lập quy trình an toàn

Hầu hết nhân viên đều làm việc trong khoảng thời gian khá dài – khoảng tám giờ mỗi ngày. Vì vậy doanh nghiệp cần tạo một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh. Nếu một trong những nhân viên từng cảm thấy không an toàn hoăc có nguy cơ tổn hại về thể chất hoặc tinh thần tại nơi làm việc, thì rất khó mong họ trở thành một nhân viên làm việc hiệu quả.

Để tránh điều này, phòng nhân sự cần thiết lập các tiêu chuẩn an toàn và lành mạnh tại nơi làm việc và đưa vào sổ tay nhân viên. Đặc biệt nhấn mạnh các quy trình an toàn đối với từng vị trí trong trường hơp khẩn cấp và các tình huống bất ngờ, tình huống nguy hiểm tiềm tàng để mọi người có cách xử lý kịp thời, phù hợp.

8. Thu thập các hồ sơ hành chính

Phòng nhân sự cần quản lý rất nhiều tài liệu liên quan đến toàn bộ nhân viên nên cần được thu thập, sắp xếp và quản lý riêng để đảm bảo tính bảo mật, đặc biệt là các hồ sơ liên quan đến hợp đồng lao động, thuế, bảo hiểm, lương thưởng,…

9. Tạo lập hiệu suất làm việc và quy trình phản hồi

Như đã đề cập ở trên, sự thành công và hài lòng của nhân viên là điều không thể thiếu để tạo thành một công ty thịnh vượng. Sẽ rất khó để giữ chân nhân viên nếu không có hai điều này. Phòng nhân sự cần tạo ra các quy trình phản hồi và hiệu suất làm việc trên toàn công ty để đảm bảo mọi người đều tuân thủ theo tiêu chuẩn cụ thể.

Đánh giá hiệu suất cần được tổ chức thường xuyên để đảm bảo tất cả nhân viên đang làm việc hết khả năng của mình. Việc thu thập phản hồi của nhân viên cũng cần làm ít nhất 1 quý 1 lần để phát hiện kịp thời các vấn đề của nhân viên, gia tăng mức độ hài lòng và để họ yên tâm phát huy tối đa giá trị của mình cho doanh nghiệp.

Kết

Có một đội ngũ nhân sự tuyệt vời là điều cần thiết cho sự thành công của mọi doanh nghiệp. Bộ phận nhân sự chịu trách nhiêm quản lý nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, xây dựng lộ trình nghề nghiệp, phúc lợi và văn hóa cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, hãy bắt đầu tạo dựng một phòng nhân sự chuyên nghiệp với những nhân viên hiệu quả để mang lại giá trị tối đa cho doanh nghiệp.

Share

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *